Любая компания, имеющая неплохой доход, организует для своих сотрудников корпоративы. Обычно они предполагают отмечание праздника (к примеру, Нового Года), какой-то важной даты в жизни предприятия или успешно выполненного проекта. И тут возникает вопрос: как организовать корпоратив?

Вариантов два. Первый – доверить работу профессиональным организациям, которые долгое время занимаются проведением подобных мероприятий. Они договорятся с музыкантами, подберут подходящее помещение и оформят его в нужной стилистике. Но за все услуги придется платить. Причем, они не самые дешевые.

Второй способ – сделать все самостоятельно, отказавшись от профи и расходов на их услуги. Не каждый руководитель компании, даже успешной, хочет выделять средства на оплату труда сотрудников event-агентств. Тогда подготовкой корпоратива должен заниматься отдел по работе с персоналом.

Ниже мы будем разбирать второй момент, как самостоятельно и правильно организовать праздник в офисе.

Доверьте организацию корпоративов профессионалам компании Mahagon!
8 (812) 988-50-04

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ КОРПОРАТИВ САМОСТОЯТЕЛЬНО

Основные правила организации корпоратива силами коллектива

Самостоятельная организация корпоратива предполагает соблюдение ряда правил. Только при их грамотной реализации можно рассчитывать на успешное проведение корпоратива.

В первую очередь, нужно сформулировать главные задачи мероприятия и его цель. Потом нужно создать рабочую группу. В неё должны входить инициативные сотрудники компании. Их количество зависит от числа участников. Если предполагается, что на корпоративе будет 100/200 человек, нужна группа из трех/шести (плюс-минус) работников. Практика показывает, что это оптимальное количество для выполнения поставленной задачи.

Однако это будут организаторы мероприятия. А ведь нужны будут еще, как минимум, ведущий корпоратива и аниматоры.

Создается план работ для каждого сотрудника со сроком исполнения. Обязанности между членами рабочей группы рекомендуется распределять, исходя из их желаний, возможностей и специализации. Этим должен заниматься руководитель группы. Его либо выбирают в рабочей группе, либо назначают (чаще всего) сверху.

Руководитель группы должен выполнить следующие операции:

  • Разработка плана мероприятия. Его лучше поручить креативщикам;
  • Подбор нужного помещения и организация трансфера. Этим могут заняться   логисты;
  • Закупки (питание, реквизиты, подарки и пр.) с техническим оснащением. Это дело можно поручить сотруднику административно-хозяйственного отдела;
  • Расчет бюджета. Данную работу лучше всего выполнят представители финансового отдела компании.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ КОРПОРАТИВ САМОСТОЯТЕЛЬНО

Дальше нужно найти тамаду и аниматоров. С ведущим может и не быть проблем. Если в коллективе есть харизматичный сотрудник, способный привлечь внимание участников корпоратива, то ему можно поручить функции тамады. А вот вести анимацию мероприятия неспециалисту будет чертовски трудно. Практика показывает, что для непрофессионала это сложная задача.

Не исключаются на таких мероприятиях форс-мажорные ситуации. Нужно обязательно продумать пути выхода из них, если они возникнут. Значит, надо найти таких сотрудников внутри коллектива, которые не теряются в сложных ситуациях и быстро находят верное решение. Профи, имеющие огромный опыт, прекрасно знают о возможности возникновения форс-мажорных обстоятельств. Поэтому они обязательно учитываются в смете.

Нужно продумать функции руководителей компании. Здесь нужно основываться на нормы общения внутри коллектива и требования к ним руководства. Да, обстановка на корпоративе неформальная и понятие субординации может меняться или вовсе отсутствовать у некоторых работников. Поэтому этот момент стоит тщательно продумать.

Стоит учитывать и состав (возрастной, гендерный) участников корпоратива. Не все будут/любят участвовать в активных конкурсах (к примеру, бег в мешках).

Если предполагается пикник на свежем воздухе и руководство дает «добро» на аренду готовой площадки, при поиске «поляны» следует учитывать следующие моменты:

  • Следует заблаговременно договариваться с администрацией о проведении мероприятия;
  • Кто займется организацией питания и из чего будет готовка пищи;
  • Какой будет внешний вид площадки? Потребуется аренда мебели, тентов и пр.;
  • Какой будет способ уборки территории.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ КОРПОРАТИВ САМОСТОЯТЕЛЬНО

Один из планов проведения корпоратива

Любое мероприятие следует разбивать на мини планы. Вот примерное описание одной разработки корпоратива.

Сбор гостей

На этот этап отводим до часа. Редко бывает, чтобы гости все собирались в одно и тоже время. Одни могут прибыть рано, и пока они будут ждать других, начнут скучать. Поэтому их надо занять фотосессией, ненавязчивой «живой» музыкой, дегустацией и пр. Далее можно постепенно знакомить гостей с программой праздника и/или раздавать корпоративную атрибутику. Но главное не переборщить, а то гости быстро устанут.

Официальная часть

До 1,5 часа можно отвести руководству, чтобы оно донесло до сотрудников компании важную информацию. Однако нужно избегать скучных и долгих выступлений. Достаточно обойтись небольшими поздравлениями и церемонией вручения премий. Официальную часть можно разбавлять концертными выступлениями, видео и слайд-шоу, сохраняя позитивный настрой участников корпоратива.

Развлекательная программа

На этот этап отводим до 3-х часов. Развлекательную программу нужно спланировать грамотно. Надо, чтобы каждый чувствовал себя на корпоративе частью коллектива. В начале нужно организовать 2-3 выступления артистов, а потом пригласить гостей участвовать в играх/конкурсах. Однако не стоит конкурсами/выступлениями перегружать корпоратив не стоит. Они нужны для заполнения пауз.

Свободное общение/дискотека

Еще 3 часа отводим на этот этап. Если мероприятие больше официальное, должна звучать легкая музыка, чтобы не мешать общению гостей. Если корпоратив больше развлекательный, устройте коллегам дискотеку, чтобы они «оттянулись по полной». Но и здесь все должно быть в меру и необходимы небольшие антракты.

Заключительная часть

До получаса отводим на прощание. Пускаем в ход плавную музыку, чтобы гости постепенно переключились на спокойное состояние. Можно заявить об окончании мероприятия или заменить слова небольшим фейерверком.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ КОРПОРАТИВ САМОСТОЯТЕЛЬНО

Сложности самостоятельной организации корпоратива

Хорошо, когда в коллективе есть несколько сотрудников, которые с успехом могут выполнять функции event-агентств. Расходы будут гораздо ниже, и их можно использовать на другие цели.

Однако для рабочей группы это уже не будет отдых. И это может их расстроить. Ведь они тоже являются частью компании и точно также «вкалывали», как и другие сотрудники. И им также требуется отдых.

Однако это полноценная работа, требующая творческих и временных затрат. Организация корпоратива силами своих специалистов – это сложная задача, как в исполнении, так и в реализации.

Вряд ли, все участники мероприятия будут удовлетворены. В любом коллективе есть вечно недовольные люди. Поэтому организаторам это надо понять (это нелегко, особенно любителям) и относиться к таким сослуживцам спокойно.

Потребуется техническое обеспечение. И если с разведением костра или с приготовлением пищи можно справиться самостоятельно, то обеспечить звуковое и световое сопровождение будет трудно.

Важный элемент корпоратива – безопасность. Профессионалы из event-агентств всегда включают в пакет страховку людей, участвующих на мероприятии. Потому что есть возможность получения травмы.

Наконец, свои коррективы может внести погода. Это также надо учитывать, организовывая корпоратив самостоятельно.

Из вышесказанного следует, что, несмотря на некоторые сложности, компания может своими силами провести мероприятия. Здесь все будет зависеть от наличия в коллективе сотрудников с организаторскими способностями и ответственности руководителя рабочей группы.

Наши клиенты